Archiveren is uitsluitend mogelijk voor plannen die zijn opgenomen in de centrale database. Extern opgeslagen planteksten kunnen niet worden gearchiveerd.
Om een plantekst te archiveren, doorloopt u de volgende stappen.
- Open het plan dat u wilt archiveren.
- Klik in de menubalk op Bestand > Versiebeheer en vervolgens op Opslaan in archivef. Het volgende scherm verschijnt.
- Voeg een korte omschrijving toe om later te kunnen achterhalen waarom een plan gearchiveerd is. Bijvoorbeeld "Plan ter inzage gelegd op 13-10-2010". Klik op Opslaan om de getoonde plantekst te archiveren, of klik op Annuleren als u terug wilt gaan en verder wilt werken aan de tekst.
- Dezta Plan meldt dat de plantekst is gearchiveerd. Dit moet u bevestigen (OK). Dan opent Dezta Plan het volgende scherm:
- U kunt nu aangeven of u verder wilt werken met een nieuwere tekstversie van de plantekst.
- Als u kiest voor Ja dan moet u ook aangeven met welke versie u verder gaat.
- Als u kiest voor Nee dan wordt de plantekst definitief gearchiveerd en kunt u niet verder werken met deze plantekst.
- Klik op OK om uw keuze te bevestigen.
Als u 'nee' antwoord bij de vraag of er verder gewerkt moet worden onder een nieuwe versie, is er geen bewerkbare versie meer van dit plan. U kunt het dan ook niet meer openen via de normale Bestand -> Openen... functie, alleen via Bestand -> Openen uit archief.
Het gaat er dus niet om of u op dat moment wilt verder werken aan het plan, maar of er in de toekomst verder gewerkt moet worden aan een andere plantekstversie.
Eventueel kan de applicatiebeheerder een plantekst de-archiveren als er geen bewerkbare plantekstversies zijn, terwijl dit wel de bedoeling is.